A medida que inicie su negocio en línea y busque formas de optimizar su empresa, descubrirá que contabilidad y teneduría de libros de comercio electrónico es esencial.
Desde realizar un seguimiento de sus ventas diarias hasta tener los registros adecuados para la temporada de impuestos, la administración de sus libros nunca debe dejarse de lado. Mantener sus registros correctos y precisos garantiza que su negocio opere de manera eficiente y legal también.
software de contabilidad de comercio electrónico solo puede ayudarte mucho.
Ya sea que esté vendiendo en Amazon o administrando su propio Shopify sitio, necesita aprender los conceptos básicos de contabilidad.
Conceptos básicos de contabilidad y negocios de comercio electrónico
Contabilidad y teneduría de libros. son conceptos diferentes, pero ambos igualmente importantes para realizar un seguimiento de su negocio. Estas tareas tediosas pueden no ser las cosas más emocionantes para los propietarios de pequeñas empresas. Es por eso que muchos vendedores de comercio electrónico subcontratan estas tareas para que otros las hagan por ellos.
Ya sea que maneje las tareas de contabilidad y teneduría de libros usted mismo o subcontrate estos trabajos a otros, sepa que estas tareas son cruciales para cualquier negocio, ya que mantienen los registros comerciales actualizados y precisos.
¿Cuál es la diferencia entre contabilidad y teneduría de libros?
Hay una clara diferencia entre teneduría de libros y contabilidad. Sin embargo, estos dos conceptos van de la mano al ejecutar su negocio de comercio electrónico. La contabilidad es el registro de las transacciones financieras de una empresa. La contabilidad, por otro lado, es la interpretación de esas transacciones comerciales.
con comercio electrónico teneduría de libros, los dueños de negocios o un tenedor de libros contratado realizan un seguimiento de las ventas, las compras y los pagos. La contabilidad es la forma en que su empresa registra todos los costos e ingresos. También es una forma de controlar los gastos y ganancias de la empresa y tener registros de estas transacciones.
La contabilidad es el proceso de tomar registros contables y organizar los datos. Este procedimiento se aplica ya sea que esté vendiendo en WooCommerce o en un mercado como Amazon o Etsy.
Esencialmente es rastrear y organizar:
- Ordenes de venta
- Facturas
- Recibos de ventas
- Estados de cuenta bancarios
- Estados de cuenta de tarjetas de crédito
La contabilidad es la acción de interpretar, analizar, clasificar, informar y resumir las cifras. No basta con documentar los gastos y los ingresos. Debe analizar las cifras para ver si está obteniendo ganancias o perdiendo dinero. Con estas respuestas, el propietario del comercio electrónico puede descubrir la mejor manera de proceder con su negocio.
Cuando usa la contabilidad y la contabilidad juntas, puede realizar un seguimiento de sus cifras financieras. También tendrá una imagen clara del estado financiero de su negocio.
Cómo mantener los datos financieros más precisos
Para saber cómo le está yendo financieramente a su negocio, debe mantener registros precisos. Cuando lo haga, puede extraer fácilmente cifras y datos cuando sea necesario. Mantener informes financieros precisos mantiene su negocio legal. Le permite informar cifras reales y precisas cuando llega el momento de los impuestos.
Mientras te esfuerzas al máximo datos financieros precisos y complete sus deberes de contabilidad y teneduría de libros, haga lo siguiente:
- Crear una hoja de ruta financiera
- Elija un método de contabilidad
- Seguimiento de compras e inventario
- Lleve un registro de la nómina y los impuestos sobre la nómina
- Preparar un estado financiero
- Presente impuestos usando sus documentos
- Obtenga ayuda cuando sea necesario
Creación de una hoja de ruta financiera con un plan de cuentas
Cuando comience a manejar las tareas de contabilidad y teneduría de libros para su negocio de comercio electrónico, es probable que se sienta abrumado. Después de todo, hay muchas figuras con las que tiene que lidiar en este puesto de trabajo. La mejor manera de organizar los artículos de contabilidad y teneduría de libros es ponerlos en una forma que pueda entender. Esto es posible mediante la creación de una hoja de ruta financiera con un catálogo de cuentas, o libro mayor.
Este plan de cuentas clasifica las cifras en áreas específicas y las organiza en forma de lista. Esta estrategia le facilita identificar cada gasto o ganancia y colocarlo en una categoría comercial específica. Su plan de cuentas puede incluir:
- Número de artículo
- Nombre de la transacción
- Tipo de transacción
- Descripción
- Saldo de transacciones bancarias
La forma en que organices tu plan de cuentas dependerá de tu negocio y las secciones que incluyas. Además, su software de contabilidad y teneduría de libros puede incluir las categorías necesarias para usted.
Independientemente de cómo organice su catálogo de cuentas, querrá asegurarse de que sea un gráfico actualizado en tiempo real. En otras palabras, cada vez que vende un producto y recibe un pago, desea que estos números aparezcan de inmediato. Además, los gastos pagados también deben agregarse de inmediato.
Si tienes una pequeña o mediana empresa y quieres algún software que te ayude con esta tarea, Quickbooks en línea es una opción a considerar. Otras opciones de contabilidad en la nube incluyen:
- Freshbooks
- Xero
- Y más...
Este programa de software organizará su plan de cuentas y lo ayudará a mejorar su flujo de caja. Este programa es ideal para personas expertas en tecnología que necesitan la organización y las habilidades matemáticas de un programa de software para ayudar con esta tarea. El uso de un programa de software de plan de cuentas también hará que sea menos probable que ocurran errores humanos.
Una vez que sepa cómo mantener sus registros organizados, es hora de pasar al siguiente paso, elegir un método de contabilidad.
Elegir un método de contabilidad
Antes de comenzar a ingresar números en el plan de cuentas, debe decidir cómo va a realizar un seguimiento de los ingresos y los gastos.
Dos métodos contables primarios incluyen base de efectivo y base devengada.
Base de efectivo
Un sistema de contabilidad de caja es cuando registra las ventas y los gastos cuando el dinero llega a su cuenta bancaria comercial o la deja. Es cuando ha recibido el efectivo en mano o lo ha enviado para el pago que registra esta cifra.
Base de acumulación
Un sistema de contabilidad de base devengada está implementado cuando las cifras se ingresan en su catálogo de cuentas en el momento en que se produce la transacción. No es cuando el dinero se recibe en mano o se envía para el pago.
El método de contabilidad que elija es el que seguirá utilizando cuando registre las transacciones financieras en el futuro.
Seguimiento del flujo de caja: compras e inventario
Los deberes de contabilidad y teneduría de libros implican el seguimiento de las compras y el inventario en cada paso del camino. Necesita saber cuánto inventario vende y qué queda en stock. De esta manera, sabe que sus ventas están contabilizadas y también sabe cuándo es el momento de pedir más productos.
A medida que registra la cantidad de su inventario que se ha vendido, debe calcular el precio de venta de cada artículo para llevar la cuenta adecuada. Por ejemplo, debe tener en cuenta que vendió "x" número de sudaderas al precio "y" por sudadera.
Otro paso necesario en el seguimiento de compras e inventarios es el análisis del punto de equilibrio. El análisis de punto de equilibrio es un cálculo financiero que determina la cantidad de productos y servicios que debe vender para cubrir sus costos. Por ejemplo, es posible que deba vender 200 unidades de su inventario para pagar la tarifa de almacenamiento del mes.
El uso del calculadora de punto de equilibrio puede ayudarlo a determinar si sus ventas serán suficientes para cubrir sus costos y en qué medida. Con esta calculadora, podrá calcular cuántos productos debe vender para alcanzar el punto de equilibrio. También sabrá cuántos productos debe vender para alcanzar su ganancia bruta objetivo.
Comprender el costo de los bienes vendidos
Hay cuatro factores a considerar al hacer un seguimiento de sus compras y valor de inventario Éstas incluyen:
- Ventas: Realice un seguimiento de su flujo de caja en forma de ventas. Quiere saber qué tan bien le está yendo a su empresa y si está ganando dinero o perdiéndolo. Los datos de ventas te ayudarán a hacer todo esto.
- Descuentos: Tenga en cuenta los descuentos que ofrece en los productos que vende. Esta diferencia de precio afectará el resultado final.
- Devoluciones: Realice un seguimiento de las devoluciones, tanto por razones monetarias como de inventario.
- Activos: Los activos pueden incluir efectivo, inventario y cualquier otra cosa en su negocio con valor monetario.
Mantener una estrecha vigilancia sobre estos artículos y realizar un seguimiento adecuado de ellos mantendrá sus registros precisos. También le proporcionará una representación adecuada de su negocio. Necesita saber qué productos van y vienen en su negocio de comercio electrónico. También necesita saber cuánto valor se adjunta a todo.
Cuentas por cobrar es un concepto esencial en esta sección. Es el proceso de envío de facturas y el seguimiento de si las facturas se pagan o no. Las cuentas por cobrar, como los pagos con tarjeta de crédito, son ingresos en el momento de la venta.
Los deberes de cuentas por cobrar son tareas que se hacían a mano en el pasado. Esta fue una tarea extremadamente oportuna. Hoy en día, muchos programas de software de contabilidad de comercio electrónico incluyen funciones útiles de cuentas por cobrar.
Integraciones de plataforma
Con las integraciones de plataforma adecuadas, puede realizar fácilmente un seguimiento de sus ventas, devoluciones y otras cifras. Todo su software debe integrarse para que su empresa funcione como una máquina bien engrasada.
Cuando elija un software de comercio electrónico de contabilidad, considere cómo funciona con sus plataformas de cumplimiento y comercio electrónico en línea. Necesita que todas sus plataformas de comercio electrónico funcionen juntas para obtener los resultados más efectivos.
Nómina e Impuestos sobre Nómina
Como emprendedor de comercio electrónico, se enfrentará cara a cara con las obligaciones e impuestos sobre la nómina. Es inevitable si tienes empleados trabajando para ti. Afortunadamente, la tecnología hace que esta tarea desafiante sea un poco más fácil.
Si tiene empleados, debe realizar un seguimiento del procesamiento de la nómina y los impuestos sobre la nómina. Sin embargo, si desea adoptar un enfoque de no intervención, puede contratar a un contador o tenedor de libros para que lo haga por usted.
Si desea hacerlo usted mismo, hay muchos programas de software que lo guiarán en el camino. Solo tenga en cuenta los siguientes factores:
- Realice un seguimiento de sus empleados remotos a través del software de contabilidad y teneduría de libros.
- Asegúrese de que su programa elegido se ocupe de la nómina y los impuestos sobre la nómina.
- Asegúrese de que este software de nómina se integre con sus otras plataformas.
Cuando tiene el sistema adecuado para realizar un seguimiento de la nómina y los impuestos sobre la nómina, puede mantener los documentos actualizados. Esto asegura que a los miembros de su equipo que trabajan arduamente se les pague a tiempo y se les descuenten sus impuestos. También tendrá registros útiles para consultar cuando llegue el momento de los impuestos y prepare sus documentos fiscales anuales.
Preparación de estados financieros
Los estados financieros son la siguiente pieza del rompecabezas de contabilidad y teneduría de libros. Estos requisitos constan de tres áreas principales, incluidos los principios de contabilidad generalmente aceptados (GAAP)/normas de contabilidad, estados de resultados y balances.
Las tres herramientas te ayudarán a organizar tus ingresos y gastos. Estos elementos identifican lo que entra y lo que sale de su empresa, además de poner todo en un formato ordenado.
El software de contabilidad y teneduría de libros de comercio electrónico puede ayudarlo con estas tareas contables y hacer que su vida sea más fácil y más organizada en general.
GAAP/Estándares Contables
GAAP es un conjunto común de principios contables. Estos estándares y procedimientos son instituidos por el Consejo de Normas de Contabilidad Financiera (FASB).
Con GAAP, los propietarios de negocios de comercio electrónico deben hacer coincidir cada gasto con los ingresos asociados. Además, el valor del inventario debe rastrearse desde el punto de producción hasta el punto de venta.
Un sonido la gestión del inventario El sistema ayudará a realizar un seguimiento del inventario desde la producción hasta la venta.
Estado de resultados
El estado de resultados, también llamado estado de pérdidas y ganancias, indica cómo le está yendo financieramente a su negocio durante un período determinado, como unos pocos meses o un año. Este documento rastrea las ventas y los gastos y le muestra la diferencia entre los dos elementos, su ingreso neto.
Los estados de resultados son útiles para detectar tendencias de ventas, predecir el rendimiento futuro y monitorear sus indicadores clave de rendimiento (KPI). Incluirán su Costo de los bienes vendidos, o el costo de ventas, para que puedas ver qué ingresos tienes por ventas.
Consejo profesional: como director ejecutivo/director financiero, asegúrese de comprender su costos de adquisición de clientes. No puedes dejar eso en manos de un servicio de contabilidad.
El margen entre el costo de los bienes vendidos y la ganancia neta debe ser estable y predecible. Y recuerde siempre registrar el costo de los bienes vendidos cuando venda cada pieza de inventario. Si lo hace, se asegura de que su estado de resultados es correcto.
Balance
El balance es lo que realiza un seguimiento de la riqueza de su negocio durante la vida útil de la empresa. Este documento contable es el panorama general en comparación con el estado de resultados.
El balance destaca la salud financiera a largo plazo de su empresa para que pueda ver qué tan bien le está yendo a su empresa actualmente y cómo se compara con años anteriores en el negocio.
Este documento cubre activos, pasivos y patrimonio. Los activos son elementos de valor que posee, los pasivos son sus deudas y el capital es la diferencia entre estos dos elementos.
Los activos vienen en varias formas, incluyendo:
- EFECTIVO
- Cuentas por cobrar
- Stock
- Edificios
- Equipo
- Paid un seguro de negocio
Los pasivos también incluyen bastantes elementos, tales como:
- Cuentas por pagar
- Impuestos pagables
- Sueldos pagaderos
- Préstamos por pagar
- Intereses del prestamo
- gastos por pagar
- Contratos de arrendamiento de equipos
Debe revisar todos estos elementos para determinar la salud financiera general de su empresa.
Estado de flujo de efectivo
El estado de flujos de efectivo es especialmente importante si participa en actividades financieras, como inversiones o préstamos.
Este documento extremadamente útil realiza un seguimiento del efectivo y los equivalentes de efectivo que entran y salen de su tienda en línea también.
Su estado de flujo de efectivo lo ayuda a comprender cuánto flujo de efectivo libre tiene su empresa a su disposición.
Presentación de impuestos
Pagando impuestos es algo que tendrá que hacer de forma continua como empresa de comercio electrónico. Puede manejar esta tarea usted mismo o contratar a alguien para que haga los impuestos por usted.
Seamos sinceros. Pagar impuestos es una tarea tediosa, pero hay que hacerlo. Y cuando llegue la temporada de impuestos y presente sus declaraciones de impuestos, asegúrese de que estén correctas y completas.
Dependiendo de su ubicación, es probable que pague impuestos federales, estatales y de otro tipo. Además, tendrá que pagar el impuesto sobre las ventas que recaude de los clientes a las entidades gubernamentales correspondientes. Por lo general, las plataformas de comercio electrónico incluyen una parte del impuesto sobre las ventas y cobran este impuesto a los clientes cuando compran sus productos.
Dicho esto, es probable que su tenedor de libros maneje la parte del impuesto sobre las ventas en el otro extremo cuando llegue el momento de pagarle al gobierno por el cumplimiento del impuesto sobre las ventas. Su tenedor de libros también le informará si existe un nexo de impuestos sobre las ventas y quién recibe el impuesto recaudado de la venta. Tiene que seguir las leyes de impuestos sobre las ventas, así que asegúrese de saber a quién tiene que pagar y cuánto debe. Esto también es cierto cuando se vende en Amazon.
Para asegurarse de que está pagando todos los impuestos requeridos a las entidades gubernamentales correctas, es mejor consultar con un profesional de impuestos o usar un software de declaración de impuestos. Cualquiera de estos métodos lo ayudará con este dolor de cabeza de una tarea y se asegurará de hacerlo de la manera correcta.
Obtener ayuda
Antes de conectarse y comenzar a buscar empresas de comercio electrónico que lo ayuden con cada paso de la lista de contabilidad y teneduría de libros, intente comprender qué implica cada concepto.
Con suerte, esta guía 101 activó su cerebro contable. Si eres un vendedor de Amazon, echa un vistazo esta guía.
Después de revisar los temas anteriores, es posible que descubra que puede lograr fácilmente uno o más de estos objetivos por su cuenta. Cuando lo haga, tendrá el control de las diferentes áreas de su negocio y podría ahorrar algo de dinero a largo plazo. Incluso puede usar plantillas de modelos financieros para ayudarlo.
Dicho esto, es esencial saber cuándo no puede hacerlo por su cuenta. Si algo de lo mencionado anteriormente está fuera de su zona de confort o no tiene tiempo para hacer bien estas tareas de contabilidad, solicite ayuda. Debe concentrarse en las tareas que hace mejor y subcontratar los trabajos que realmente no puede hacer o no quiere hacer.
Cuando contrata a una empresa de contabilidad o a un tenedor de libros, puede concentrar sus esfuerzos en otros aspectos de su negocio. puedes pasar tiempo comercializando tu ecommerce sitio web para atraer nuevos clientes y manejar otras decisiones comerciales importantes, mientras que los profesionales financieros manejan estas tareas por usted.
Si decide que está listo para contratar a una empresa de contabilidad para que lo ayude, considere sus opciones. Puede contratar personas reales para que hagan el trabajo por usted o comprar software que lo ayude en su búsqueda para completar estos trabajos por su cuenta.
Cuando llegue el momento de obtener ayuda, aquí hay información que debe saber:
Asesores y Soluciones Contables
La asistencia en contabilidad y teneduría de libros viene en muchas formas, incluyendo software, profesionales de CPA y tenedores de libros.
CPA de comercio electrónico es un proveedor de servicios que quizás desee utilizar. Esta empresa se especializa en servicios de contabilidad y teneduría de libros para empresas de comercio electrónico, como contabilidad acumulada, preparación de estados de cuenta mensuales y análisis de rentabilidad.
Quizás también quieras usar Servicios de CFO de Lyfe Accounting para ayudarte con las necesidades de tu negocio.
Y, dado que lo ideal es tener una buena cantidad de opciones, asegúrese de revisar Servicios de contabilidad del software Webgility también.
¿Necesita más ayuda y desea que un software de contabilidad lo guíe en el camino? Consulte la publicación de software de contabilidad en EcommerceCEO.com y encuentre el programa de software que se adapte a sus necesidades a la perfección!
Siéntete seguro de la contabilidad de tu empresa
Ahora que conoce los conceptos básicos de contabilidad y contabilidad para su tienda de comercio electrónico, puede estar seguro de saber exactamente por dónde empezar. Después de revisar esta guía de procedimientos y mejores prácticas de contabilidad y teneduría de libros, puede decidir si puede manejar las tareas por su cuenta o si necesita ayuda externa.
Si sabe que necesitará un profesional que lo ayude con estas tareas, subcontrate estos trabajos a empresas de terceros. Después de todo, estas personas conocen bien estas áreas y están capacitadas para completar las tareas de contabilidad y teneduría de libros de comercio electrónico por usted.
Cualquiera que sea la ruta que decida tomar, asegúrese de revisar sus documentos financieros continuamente. Esta tarea ayuda a garantizar que la información sea correcta y que realmente comprenda el bienestar financiero de su empresa de comercio electrónico.
