¿Te encanta contar el efectivo de las ventas, pero odias calcular números para la temporada de impuestos?
Sin un software de contabilidad de comercio electrónico dedicado, mantenerse al día en los libros puede ser agotador y llevar mucho tiempo. Si está vendiendo en todo el país, el seguimiento impuestos por estado puede sentirse como un trabajo de tiempo completo en sí mismo.
10 mejores software de contabilidad
Los errores contables y fiscales pueden ser costosos, por lo que saltarse pasos o acelerar el proceso no es una opción. La mejor manera de acelerar la contabilidad manteniendo una precisión perfecta es mediante el uso de un sistema de contabilidad empresarial.
Por qué su negocio de comercio electrónico necesita un software de contabilidad
Solía hacer mi propia contabilidad. La peor parte, esperaría para hacerlo hasta el último minuto posible. Además de eso, ¡no usé ningún software! Sí, se puede hacer. Exportaría todas mis transacciones de mi sitio web a una hoja de Google, las compararía con las transacciones en mi cuenta bancaria, haría lo mismo con PayPal, tarjetas de crédito. Sí, una auténtica pesadilla. Pero sí, lo hice.
Ahora, uso software, y tengo un contador que lo administra por mí. Además de evitar el estrés relacionado con la contabilidad, hay varias razones por las que debe utilizar el software.
Informes financieros claros
Tener todas sus finanzas claramente frente a usted en tablas y gráficos lo ayuda a visualizar la información de contabilidad. Esta claridad hace una gran diferencia al ayudarlo a comprender completamente los estados financieros de su empresa en un momento dado.
Obtenga información sobre tendencias individuales y perspectivas generales con solo presionar un botón. Este tipo de claridad le permite considerar sus finanzas en cualquier momento, en lugar de consultar con varios departamentos y esperar hasta fin de mes.
También puede obtener información importante sobre los hábitos de gasto de los clientes. La investigación en profundidad de los clientes es uno de los elementos esenciales para ser una startup de comercio electrónico exitosa.
Contabilidad precisa
No importa qué tan bueno sea usted o su equipo de contabilidad para hacer los cálculos manualmente, los humanos son propensos a cometer errores de una manera que las computadoras simplemente no lo son. El procesamiento de pagos integrado es más preciso en transacciones individuales. También es capaz de detectar errores en las categorías de información para mantener la precisión general.
Colaborar entre departamentos
La mayoría de las empresas están de acuerdo en que la colaboración entre departamentos es buena para los negocios. Esto también es cierto para la contabilidad. Hacer que las finanzas de su negocio sean accesibles para ventas, marketing, nómina, valoración de inventarios, etc., facilita que todos trabajen juntos para tomar las decisiones correctas para la gestión de las finanzas de la empresa.
Tipos de software de contabilidad
El software de contabilidad en línea diseñado para su negocio de comercio electrónico le permite personalizar los informes de la manera que tenga más sentido para su empresa. También le permite omitir rápidamente cualquier área que no sea relevante para su tipo de negocio. Al mismo tiempo, asegura que todas las áreas relevantes para su negocio estén cubiertas.
Por ejemplo, el comercio electrónico que opera a nivel nacional o mundial debe calcular los impuestos por venta por estado, lo que puede ser un desafío sin un software especialmente diseñado. Vender diferentes tipos de productos requiere diferentes licencias comerciales con costos adicionales asociados. Desea que su software comprenda las necesidades particulares y los posibles inconvenientes de su tipo de negocio.
Nube vs escritorio
En los primeros días de las herramientas de contabilidad, todo se basaba en un software de escritorio que mantenía la información vulnerable fuera de Internet. Sin embargo, la seguridad en las redes en la nube ha avanzado y cada vez más personas colocan grandes cantidades de información esencial en las redes en la nube. Por lo tanto, las herramientas de contabilidad también se han desarrollado en opciones de nube.
- software de contabilidad en la nube se basa completamente en la nube para mantener todos sus datos financieros, donde puede acceder cómodamente desde su teléfono inteligente o cualquier computadora. Esto es increíblemente conveniente, pero abre sus datos a una posible piratería en una nube, por lo que tendrá que confiar en la seguridad de la nube que elija.
- Software de escritorio y nube le permite poner algunos tipos de información en la nube y mantiene otra información solo en un escritorio. Esto puede ser conveniente cuando desea tener acceso a algunos informes en línea, pero no necesariamente desea que todos los datos financieros de su empresa estén en la nube.
- Software de escritorio mantiene todos sus datos firmemente en el escritorio. A menos que lo exporte y lo comparta de alguna otra manera, no podrá acceder a él en ninguna red en la nube. Si no quiere correr ningún riesgo mientras piratean su información en una nube, esta será la opción más segura.
Qué considerar al buscar el mejor software de contabilidad
Hay muchas opciones para elegir, por lo que puede ser estresante determinar qué herramientas de contabilidad para pequeñas empresas son necesarias para su empresa. Al comparar las opciones, tenga en cuenta qué características necesita su negocio y de qué puede prescindir.
Sea conservador en lo que puede permitirse gastar, especialmente cuando está comenzando, pero no comprometa las funciones que necesita. Aquí hay algunas características que debe buscar en un software de calidad que pueden ser útiles para su negocio.
Actualizaciones constantes para mantenerse al día
Quiere que su software de contabilidad se mantenga actualizado sobre las mejores prácticas. Su software siempre debe evolucionar para utilizar nuevas herramientas, mejorar la funcionalidad y ser más fácil de usar. Las actualizaciones automáticas de software y los tutoriales fáciles de usar hacen que sea conveniente para usted y su empresa utilizar cada nueva herramienta a medida que esté disponible.
Admite varios usuarios
Es posible que solo necesite un software de licencia única si solo desea que un pequeño departamento de contabilidad tenga acceso a sus finanzas. Sin embargo, si tiene más departamentos que necesitan acceder al software, debe tener la capacidad para que muchas personas inicien sesión a la vez. Los usuarios múltiples son una necesidad si desea permitir la colaboración entre departamentos.
Facturación, pagos y flujo de caja automatizados
Cuanto más pueda hacer su software por usted, menos tendrá que hacer usted mismo. Busque un software que le permita automatizar múltiples funciones si tiene una empresa que tiene muchos clientes y transacciones recurrentes.
La facturación y el flujo de caja automatizados permiten que los clientes compren en su negocio o tienda de comercio electrónico, reciban facturas y paguen. Hacen todo esto sin que nadie en su empresa facilite la transacción. Las facturas recurrentes facilitan la facturación y el cobro regulares. Asegúrate de tener un gran plataforma de comercio electrónico para integrarse, y encontrará que gran parte del trabajo de campo en la facturación y el seguimiento del inventario y las ventas se realiza por usted.
La gestión del inventario
Si su contador de comercio electrónico realiza contabilidad manual y seguimiento de inventario, probablemente se haya dado cuenta de lo desafiante que puede ser. Es difícil hacer un seguimiento de todo. Es frustrante cuando crees que tienes algo en stock, pero no es así, o pides más de algo que ya tienes en abundancia.
Software que realiza un seguimiento de la gestión del inventario le permite reducir lo que necesita almacenar. También garantiza que a los clientes nunca se les prometa algo que no tiene en stock. Puedes consultar algunos aplicaciones gratuitas
Cálculo del impuesto sobre las ventas
Si está en el negocio del comercio electrónico, uno de los aspectos más importantes de su contabilidad es el cumplimiento del impuesto sobre las ventas. Muchos programas de contabilidad pueden calcular el impuesto sobre las ventas, pero a menudo es necesario ingresarlo y presentarlo manualmente.
Los programas automatizados de impuestos sobre las ventas facilitan mucho el manejo de las miles de jurisdicciones de impuestos sobre las ventas en los Estados Unidos. Cuando realiza contabilidad de comercio electrónico, el impuesto sobre las ventas y el impuesto sobre la renta son partes importantes de sus necesidades contables.
Si las pequeñas empresas que operan localmente o no venden al por menor, el cumplimiento automatizado del impuesto sobre las ventas puede no ser tan importante.
Nómina, parte de horas y horas facturables
Si tiene empleados, administrar su tiempo y flujo de efectivo puede ser agotador. La mayoría de las empresas no pueden automatizar completamente la nómina. Dicho esto, el software de contabilidad puede automatizar muchos de los cálculos para usted y hacer que sea mucho más fácil para su departamento de personal firmar la nómina y las horas facturables. Las hojas de horas claras y fáciles de entender facilitan que su departamento de personal y sus empleados comprendan sus horas.
Integración con plataformas de comercio electrónico y procesadores de pago
Si tienes vendiendo cosas en línea Al usar plataformas de comercio electrónico, es esencial un paquete de contabilidad que se integre sin problemas con sus plataformas de venta de comercio electrónico. No desea tener que ingresar los gastos comerciales o las transacciones bancarias manualmente. Desea que todos los aspectos de sus datos financieros se integren sin problemas con su plataforma de comercio electrónico y bancos para que siempre tenga acceso a datos financieros precisos.
Para las empresas que no utilizan plataformas en línea, la integración del comercio electrónico no será tan importante. La integración con su sistema bancario es algo que todas las empresas encuentran conveniente. Independientemente del tipo de negocio que tenga, si alguna vez piensa que puede vender al por menor en línea, una buena integración con una plataforma de comercio electrónico es algo que debe buscar.
Usar sobre la marcha
Opciones de contabilidad que tienen aplicaciones de contabilidad altamente efectivas que le resulte mucho más fácil manejar muchos de los aspectos importantes de administrar su negocio en su teléfono. El software que también opera en una nube le permite acceder a la información que necesita desde cualquier computadora o dispositivo que tenga a mano.
Precios escalables/escalonados
No hay muchos dueños de negocios que esperen permanecer precisamente en el mismo tamaño en el futuro que tienen ahora. Quiere que su empresa pueda crecer y no quiere tener que preocuparse por cambiar a un nuevo software cuando lo haga. Desea una solución de contabilidad comercial que le ofrezca las funciones que necesita a un precio que pueda pagar ahora y que le permita crecer en el futuro.
Los planes que se ofrecen a precios escalonados le permiten comenzar con un nivel asequible y hacer una transición sin problemas a un programa más avanzado o poderoso en el futuro. Los programas que le permiten pagar solo lo que necesita facilitan la personalización de su plan sin gastar más de lo necesario.
El mejor software de contabilidad para empresas de comercio electrónico
Cuando recién comienza con la contabilidad de su comercio electrónico, no puede permitirse gastar mucho en herramientas de contabilidad para pequeñas empresas. ¿Qué mejor punto de precio podría haber que gratis? No encontrará todas las características de las opciones más caras en un plan gratuito, pero puede que se sorprenda de cuánto puede obtener de forma gratuita. Tenga en cuenta que para aprovechar al máximo estos planes, hay opciones de planes pagos disponibles o puede pagar por transacción.
Cuando revise estas aplicaciones, asegúrese de verificar dos veces si se integran de forma nativa con su plataforma de comercio electrónico. Zapier está bien, pero siempre recomiendo la integración directa cuando sea posible. Si no tienen una integración directa, aún puede usarla, pero no será tan sólida en términos de seguimiento de costos de inventario. Si tiene una empresa más establecida con altos costos de inventario, asegúrese de que su software tenga integración directa con su plataforma.
Zoho books
Zoho Books es parte de Zoho Cloud-Based Business Suite. Ofrece un software de contabilidad en línea fácil de usar. Se integra con otras herramientas de Zoho, así como con otros servicios financieros para ayudarlo a automatizar sus flujos de trabajo financieros y de contabilidad. Use la plataforma para facturar, manejar gastos, estimaciones, órdenes de compra y más. Hay un portal de clientes y un portal de proveedores disponibles para facilitar la gestión de clientes y proveedores.
Hay un plan gratuito disponible para empresas que ganan hasta $ 50,000 por año, con un usuario y un contador. Los planes pagos comienzan en $15/mes facturados anualmente.
Freshbooks
Si está buscando una solución de contabilidad intuitiva y fácil de usar y no le importa pagar un poco más al principio, Freshbooks podría ser adecuado para su empresa. Hace un excelente trabajo al satisfacer las necesidades de las pequeñas empresas y los autónomos y ofrece una experiencia de usuario difícil de superar.
Si la colaboración es importante para usted, apreciará la cantidad de herramientas diseñadas para facilitar que todos en su empresa comprendan sus finanzas y contribuyan con información valiosa de sus propias experiencias. Las excelentes aplicaciones móviles y el sencillo mantenimiento de registros facilitan el uso de este software sobre la marcha.
Es posible que este no sea el mejor software para ayudarlo a manejar los impuestos. Si desea crear una facturación altamente personalizada, puede que no sea ideal para sus necesidades. Sin embargo, si desea una herramienta de contabilidad fácil de usar pero poderosa que lo ayude a escalar, este podría ser el mejor software para usted.
Sabio 50cloud
Si desea una solución de contabilidad completa para su pequeña empresa que pueda seguirle el ritmo a medida que crece y está dispuesto a pagar algunos de los precios más altos en el negocio, esta podría ser la solución adecuada para usted. A pesar de su nombre, Sabio 50cloud no tiene que estar exclusivamente en la nube. El software basado en disco duro se integra con la nube para que pueda obtener los informes que desea donde los necesita sin abrir todas sus finanzas a la nube.
Si tiene mucho inventario que administrar, Sage puede tener aún más valor para usted, ya que ofrece algunas de las mejores herramientas disponibles para el seguimiento del inventario. Esto lo convierte en una excelente opción para las empresas de comercio electrónico con planes de crecer a lo grande. Sage es una excelente opción para cualquier persona con empleados que trabajen de forma remota.
La interfaz de Sage no es tan fácil de usar como algunos de sus competidores, con características incómodas como enlaces que abren sus nuevas ventanas y una interfaz ocupada. La falta de una buena aplicación móvil es un gran problema para muchas pequeñas empresas. Sin embargo, este software ofrece personalización, buena facturación y registros detallados que compensan con creces un poco de torpeza para muchos propietarios de negocios.
taxjar
Calcular impuestos para su negocio de comercio electrónico es uno de los aspectos más desafiantes de la contabilidad. Tiene sentido que las herramientas de contabilidad de pequeñas empresas para calcular impuestos sean populares para los negocios de comercio electrónico. taxjar calcula automáticamente el impuesto sobre las ventas para cada estado en el que vende productos, para que no tenga que calcularlo manualmente.
Esta aplicación se conecta fácilmente a su tienda de comercio electrónico existente. Incluso le permite declarar sus impuestos automáticamente. Es posible que descubra que este sencillo programa le ahorra una cantidad increíble de tiempo y esfuerzo al mismo tiempo que lo mantiene al día con el IRS.
Trenzado
software de contabilidad de olas le permite conectar tantas tarjetas de crédito y cuentas bancarias como desee, lo que facilita mucho el seguimiento de todas sus finanzas. El seguimiento de ingresos y gastos es fácil y gratuito. Puede encargarse de la facturación y escanear recibos sin ningún cargo.
Para que tus clientes paguen directamente a través de tus facturas, tendrás que pagar un porcentaje. Si desea que la nómina pase por Wave, también pagará por esto. Wave se integra directamente con Shopify.
Xero
Xero ha estado compitiendo con QuickBooks durante los últimos dos años, con algunas características que pueden ser un tremendo beneficio para su empresa, según sus necesidades. Xero ofrece tres planes para ayudarlo a escalar de una pequeña empresa a una mediana e incluso a una empresa más grande.
Incluso en los planes más asequibles, puede tener usuarios ilimitados, por lo que si desea una gran colaboración entre departamentos, este podría ser el mejor software para sus necesidades. Los feeds bancarios en vivo permiten una conciliación bancaria constante para que pueda ver exactamente cuánto dinero tiene en un momento dado.
A medida que ingresa a los planes que pagan más, hay menos restricciones sobre la cantidad de facturación y la cantidad de cotizaciones que puede producir. Los planes de pago más altos también cuentan con soporte para varias monedas. Si no tiene intención de escalar, esta podría no ser la mejor compañía para usted, ya que no es ideal para pequeñas empresas a menos que desee crecer.
ZipBooks
ZipBooks ofrece una cuenta repleta de funciones de forma gratuita. Hace que la facturación, los informes financieros, etc. sean muy fáciles. Si ya usa Square o PayPal para manejar muchas de sus transacciones, apreciará que ZipBooks se integre sin problemas con estas plataformas para que aún pueda realizar pagos en línea a través de ellas, pero de una manera mucho más fácil que antes. Por supuesto, seguirá pagando las tarifas estándar requeridas por estos servicios.
Si decide reforzar su suscripción, puede agregar una opción de nómina, Gusto. Este plan le permite integrar la nómina para que sea mucho, mucho más fácil en la gestión de su personal.
Agente libre
Si no tiene productos para vender pero necesita un software sólido con una excelente aplicación que lo ayude a administrar sus tareas de contabilidad sobre la marcha, Agente libre podría ser adecuado para usted. Puedes acceder desde cualquier navegador con la nube. Tiene una aplicación móvil muy fácil de usar que lo hace conveniente para facturar, manejar la facturación, realizar un seguimiento del tiempo, etc. sobre la marcha.
Esta no es la opción más barata del mercado, pero ofrece mucho por el precio. Este software ofrece el tipo de funciones que ahorran tiempo y que les encantarán a los propietarios de pequeñas empresas. Ofrece excelentes perspectivas para ayudarlo a comprender a fondo sus ingresos y gastos. Las facturas personalizables podrían ser especialmente útiles para cualquiera que facture grandes proyectos.
NetSuite
NetSuite no es barato, pero ofrece planes para negocios de nicho que lo distinguen de algunas de las otras opciones de grandes empresas. También tiene algunas cosas que lo distinguen de la competencia, como excelentes herramientas de administración de relaciones con los clientes y un estilo de informes simple que lo hace muy fácil de entender.
Los dueños de negocios que buscan soluciones específicas como software minorista a menudo recurren a NetSuite. Si se sintió frustrado con los paneles de contabilidad en el pasado, apreciará lo fácil que es navegar por NetSuite.
Se ofrecen muchas características en facturación, informes financieros, etc., y puede ser confuso para usted averiguar qué es útil para usted y qué no, especialmente al principio. Sin embargo, si necesita una solución de software robusta para su nicho de negocio, este podría ser el software adecuado para usted.
QuickBooks
QuickBooks se ha mantenido durante mucho tiempo como una solución global para gestionar el flujo de caja y los impuestos. A lo largo de los años, ha desarrollado una interfaz que es mucho más fácil de usar que gran parte de la competencia. Quickbooks también se ha integrado con todo tipo de herramientas de terceros para facilitarle el uso de QuickBooks en su tienda de comercio electrónico.
QuickBooks en línea tiene opciones para empresas de todos los tamaños, lo que lo convierte en una buena opción si desea un software fácil que lo ayude a escalar. Elija entre opciones en línea para facilitar su contabilidad dondequiera que esté o una opción de escritorio para mantener las cosas lo más seguras posible.
Siempre una primera opción para los autónomos, QuickBooks facilita la gestión del seguimiento de gastos, balances, facturación, seguimiento de inventario y una gama de elementos esenciales de la empresa, todo en un solo lugar. Las opciones comienzan por debajo de $ 30 por mes para brindarle todo tipo de funciones de solución de contabilidad, como el seguimiento de los ingresos, la facturación, la ejecución de informes y permitir que hasta dos contadores accedan a la cuenta. Si desea escalar, pague más por cuentas que cubran más de lo que necesita. Quickbooks ha sido el estándar durante mucho tiempo por una buena razón. Para muchas pequeñas empresas con planes de crecimiento, Quickbooks es la solución definitiva a un excelente precio.
Kashoo
Si desea que sea lo más simple posible administrar su cuenta comercial de manera simple y fácil, Kashoo podría ser adecuado para usted. Puede ser un poco básico para las empresas que desean funciones más sólidas, pero si lo que busca es simplicidad en lo básico, esta es una excelente solución.
Kashoo tiene un precio razonable y es aún más asequible cuando se paga anualmente. También se pueden agregar varias empresas a su cuenta, lo que facilita el seguimiento de todas sus empresas a la vez. Es fácil de configurar y tiene excelentes funciones para ahorrar tiempo, como facturas recurrentes y conexión automática a cuentas bancarias y de tarjetas de crédito para una reconciliación simple.
¿Todavía necesita un contador?
El hecho de que su empresa necesite o no un contador depende de la cantidad de contabilidad que necesite hacer y de la cantidad con la que se sienta cómodo manejando usted mismo. Puede decidir hacerse cargo de la mayor parte de la contabilidad de su negocio internamente, pero subcontratar sus impuestos a una firma de contabilidad.
Tal vez contrate a un contador interno para administrar sus cuentas durante todo el año, incluidos los impuestos. La contabilidad de comercio electrónico tendrá necesidades diferentes a las de otras pequeñas empresas.
Piense en lo que necesita ahora y cómo pretende crecer cuando elegir el contador adecuado. Independientemente del contador que elija, asegúrese de que tenga experiencia específica en su área de negocios. Los impuestos y las mejores prácticas para la contabilidad a menudo varían según el tipo de negocio, por lo que es esencial contar con un contador que comprenda su campo.
Elija el software de contabilidad adecuado para su empresa
Si tienes un empresa de comercio electrónico o tiene otra pequeña empresa, una excelente contabilidad es esencial para que su negocio prospere y crezca. Las herramientas de contabilidad que le permiten ver información sobre los gastos e ingresos de su negocio de un vistazo le facilitan mucho la toma de decisiones en función de los datos financieros disponibles.
El software que concilia sin esfuerzo entre las plataformas de comercio electrónico, los bancos y otros ingresos y gastos le deja en claro constantemente cuánto capital tiene su empresa y evita el exceso o la insuficiencia de existencias.
Las funciones de facturación y nómina automatizadas pueden facilitarle la vida, ya sea que trabaje en el comercio minorista o en el servicio. El software adecuado para su empresa marca la diferencia entre el buen funcionamiento de su empresa al tomar el control del elemento vital de su empresa: el dinero.
